Home > Blog > Deze vijf afspraken moet u in ieder geval met uw agent maken

Deze vijf afspraken moet u in ieder geval met uw agent maken

Als u als retailer uw producten wilt inkopen in het buitenland, kan het voordelig zijn daarvoor een inkoopagent te gebruiken. Dergelijke agenten hebben vaak ervaring en kennis met het inkopen in bepaalde landen, waardoor zij u kunnen begeleiden bij het inkoopproces. Heeft u het zo druk, dan kunt u er ook voor kiezen om de gehele inkoop over te dragen aan een inkoopagent. Aangezien dit risico’s met zich mee kan brengen, is het van belang het een en ander contractueel goed af te spreken.

Wat is een inkoopagent?

Een inkoopagent is een persoon die of een bedrijf dat het gehele inkoopproces van producten ondersteunt dan wel exploiteert. Dit kan beginnen bij het zoeken naar een fabriek voor het maken van de producten tot en met het uiteindelijk importeren van de producten. Een inkoopagent is niet hetzelfde als een verkoopagent. Een verkoopagent probeert namelijk voor een leverancier zijn producten aan de man te brengen.

Wat moet worden afgesproken met een inkoopagent?

1. Opdracht

Allereerst is het van belang de opdracht af te bakenen, zodat voor beide partijen duidelijk is wat zij voor ogen hebben met de samenwerking. Vragen die u uzelf kunt stellen:

– Welke producten gaat de agent inkopen?

– In welk gebied gaat de agent de producten inkopen?

– Dient de agent offertes aan te vragen bij fabrieken en/of leveranciers of dient de agent overeenkomsten te sluiten op uw naam en voor uw rekening?

– Van welke klantgroepen mag de agent de producten inkopen? Is er een lijst met uw leveranciers in het gebied?

– Betreft het een exclusieve agentuurrelatie? Wilt u ook zelf producten in het gebied blijven inkopen?

2. Beloning

Tegenover het werk dat de inkoopagent doet, staat normaliter een beloning, ook wel commissie genoemd. Maar hoe wordt bijvoorbeeld de hoogte van de commissie bepaald? Vragen die u uzelf kunt stellen:

– Onder welke voorwaarden ontstaat het recht op commissie?

– Wat is de hoogte van de commissie?

– Over welk bedrag wordt de commissie berekend?

– Hoe en wanneer wordt de commissie uitbetaald?

3. Aansprakelijkheid

Normaal gesproken handelt de agent op uw naam. Dit betekent dat de klant bij u als leverancier aanklopt, wanneer de klant niet tevreden is met een product. Het een en ander is wel afhankelijk van de afspraken die zijn gemaakt over aansprakelijkheid. Vragen die u uzelf kunt stellen:

– Onder welke voorwaarden dient uw aansprakelijkheid en/of de aansprakelijkheid van uw agent uit hoofde van de overeenkomst te worden beperkt, bijvoorbeeld met betrekking tot nakoming door leveranciers, productaansprakelijkheid, product recall, etc.?

– Onder welke voorwaarden dient u en/of uw agent te worden gevrijwaard voor schade van derden?

4. Non-concurrentie-, relatie- en geheimhoudingsbeding

Met het opnemen van een non-concurrentie- en/of relatiebeding beperkt u de agent tijdens de overeenkomst, maar zeker ook na de overeenkomst, in zijn vrijheid om werkzaamheden te verrichten bij of voor anderen (bijvoorbeeld uw concurrenten en/of klanten). Vragen die u uzelf kunt stellen:

– Onder welke voorwaarden wordt een non-concurrentie- en/of relatiebeding opgelegd?

– Voor welk gebied geldt het beding?

– Voor welke klantengroep geldt het beding?

– Voor welke duur geldt het beding (let op: maximaal 5 jaar)?

– Op wie rust de geheimhoudingsverplichting?

– Wat valt onder vertrouwelijk informatie?

5. Intellectuele eigendomsrechten

Het kan voorkomen dat de agent uw merk nodig heeft bij zijn werk of dat achteraf blijkt dat het door uw agent ingekochte product inbreuk maakt op iemand zijn auteursrecht. Vragen die u uzelf kunt stellen:

– Voor welke intellectuele eigendomsrechten verkrijgt de agent een gebruikslicentie en onder welke voorwaarden?

– Dient de agent door de opdrachtgever of de opdrachtgever door de agent te worden gevrijwaard voor inbreuk op rechten van derden?

Kortom: een agentuurrelatie gaat u niet “zomaar” aan. U moet goed nadenken over de condities waaronder u de relatie met de agent aangaat.